Contoh Susunan Acara Pernikahan: Akad, Resepsi, dan Cara Menyusun Rundown
Tim Kertas Digital
Susunan acara pernikahan adalah urutan kegiatan yang membantu pasangan, keluarga, dan tim acara memahami apa yang terjadi sepanjang hari. Rundown menambahkan detail waktu, penanggung jawab, serta kebutuhan setiap kegiatan agar urutan tersebut bisa dijalankan.
Contoh di bawah menggunakan akad dan resepsi sebagai gambaran. Urutan, durasi, dan tata cara perlu disesuaikan dengan agama, adat, tempat, serta kesepakatan keluarga. Gunakan waktunya sebagai contoh koordinasi, bukan sebagai urutan yang wajib berlaku untuk semua pernikahan.
Dalam artikel ini
Bedakan jadwal undangan dengan rundown tim
Tamu membutuhkan informasi kapan harus datang, di mana acara berlangsung, dan sesi mana yang mereka hadiri. Tim acara membutuhkan detail yang lebih panjang, termasuk waktu persiapan, pengecekan suara, perpindahan busana, serta kesiapan konsumsi.
Karena itu, tidak semua baris rundown perlu dimasukkan ke undangan. Cantumkan waktu setiap sesi yang terbuka bagi penerima undangan. Jika hanya mengundang seseorang ke resepsi, pastikan pesan pengantar dan bagian acara tidak membuatnya mengira harus hadir sejak persiapan pagi.
Contoh susunan acara akad pada pagi hari
Berikut contoh alur pagi untuk acara yang dilanjutkan resepsi siang. Tentukan durasi prosesi bersama orang yang memimpin dan tim acara. Sediakan waktu persiapan sebelum tamu tiba serta jeda setelah prosesi selesai.
- 07.00–08.00: persiapan pasangan, keluarga, dan pemeriksaan area acara.
- 08.00–08.30: pengecekan perlengkapan, suara, serta kesiapan pihak yang bertugas.
- 08.30–09.00: penyambutan tamu yang diundang untuk sesi akad.
- 09.00–10.00: pembukaan dan rangkaian akad sesuai tata cara yang disepakati.
- 10.00–10.30: doa, ucapan keluarga, dan dokumentasi setelah prosesi.
- 10.30–11.30: jeda pasangan serta persiapan menuju resepsi.
Contoh susunan acara resepsi pada siang hari
Resepsi dapat memakai format sesi terjadwal atau menerima tamu selama rentang waktu tertentu. Pilih alur yang sesuai kapasitas tempat dan jumlah tamu. Untuk acara berikut, rentang undangan tamu dapat ditulis mulai pukul 11.30 sampai 14.00, setelah waktunya disepakati.
- 11.30–12.00: penerimaan tamu dan persiapan pembukaan.
- 12.00–12.15: pembukaan oleh pembawa acara dan masuknya pasangan.
- 12.15–12.30: sambutan singkat atau kegiatan keluarga yang telah disepakati.
- 12.30–13.30: jamuan, ucapan tamu, hiburan, dan dokumentasi sesuai alur tempat.
- 13.30–14.00: kesempatan foto terakhir serta penutupan penerimaan tamu.
- Setelah 14.00: pemeriksaan barang pribadi dan koordinasi akhir dengan tim.
Tulis penanggung jawab untuk setiap kegiatan
Di sebelah waktu dan kegiatan, tulis nama atau peran yang bertanggung jawab. Misalnya, tim suara menyiapkan mikrofon untuk sambutan, anggota keluarga mengumpulkan orang untuk foto, dan koordinator mengabarkan kesiapan pasangan kepada pembawa acara.
Tambahkan kebutuhan yang dapat memengaruhi kegiatan berikutnya. Perpindahan ruangan, penggantian busana, dan pengumpulan keluarga untuk dokumentasi sering membutuhkan waktu tersendiri. Rundown yang rinci pada titik perpindahan membantu tim bertindak tanpa menunggu instruksi dari pasangan.
Sisakan jeda agar waktu tidak terlalu padat
Jangan menempatkan semua kegiatan tepat berurutan tanpa ruang perpindahan. Tamu dapat datang bersamaan, keluarga perlu berkumpul untuk foto, dan persiapan busana bisa selesai lebih lambat dari rencana. Tentukan bagian yang dapat dipersingkat bila waktu bergeser.
Contohnya, sisihkan jeda setelah prosesi utama sebelum sesi foto atau resepsi. Besarnya jeda mengikuti kondisi tempat dan kebutuhan tim. Jika acara berada di dua lokasi, hitung waktu perjalanan, parkir, serta masuk ke ruangan berikutnya.
Periksa rundown dan undangan sebelum dibagikan
Baca ulang tanggal, jam, dan zona waktu bersama pasangan. Cocokkan jadwal pada undangan digital dengan versi rundown yang sudah disepakati. Untuk acara lintas zona waktu, tulis WIB, WITA, atau WIT sesuai tempat pelaksanaan.
Simpan satu versi terbaru dan bagikan kepada pihak yang perlu mengetahuinya. Jika ada perubahan yang memengaruhi waktu kedatangan tamu, perbarui undangan lalu beri kabar melalui pesan langsung. Alur acara yang teratur dimulai dari informasi yang sama bagi semua orang.
